Nhưng làm thế nào để vừa duy trì được trạng thái làm việc hăng say vừa đem đến sự thư giãn và hạn chế áp lựa của những khu văn phòng ngột ngạt. Tổng hợp một số nguyên tắc tổ chức không gian làm việc sau đây sẽ giải quyết nhanh chóng vấn đề này.

Đặt ra những tiêu chuẩn về thiết kế cho từng phòng ban

Trong một tổ chức, mỗi phòng ban đều có nhiệm vụ và chức năng khác nhau. Tùy vào tính chất công việc và dự án được giao mà các phòng này có thể kết hợp để cùng hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Bởi vậy đối với mỗi không gian trong thiết kế văn phòng này, ban lãnh đạo cần phải lên ý tưởng thiết kế sao cho thật phù hợp với đặc thù của bộ phận đó. Bạn có thể tham khảo thêm dịch vụ thiết kế văn phòng tại thietkevanphong.top.

Đối với phòng kinh doanh thường xuyên phải tiếp xúc với khách hàng và đảm nhận các công viêc liên quan đến buôn bán giao dịch, thì một môi trường làm việc đầy dẫy những tấm ảnh khổ lớn về chỉ tiêu doanh số, một vài sơ đồ tăng trưởng, những câu triết lý kinh doanh hùng hồn sẽ khiến nhân viên của phòng có thêm động lực và thôi thúc ý trí làm việc. Gam màu được sử dụng để sơn tường thường là những màu sắc tươi sáng như trắng, hồng, lục, vàng, cam để không gian thêm phần hòa nhã, đem lại cảm giác thư thái.

Phòng marketing - bộ phận được xem là nguồn sống của các ý tưởng sáng tạo và những chiến lược sắc bén thì cách bài trí, thiết kế văn phòng lại có phần tinh nghịch hơn. Tông màu sử dụng không còn đơn giản như trước, bằng việc kết hợp nhiều màu sắc với nhau. Những bộ bàn ghế thêm phần sặc sỡ hơn cùng những góc tường dán đầy các hình vẽ ngộ nghĩnh hay chân dung các bậc thầy làm marketing sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo để xây dựng những ý tưởng tuyệt vời.

Cứ như vậy trước khi thiết kế không gian làm việc cho từng phong ban, chúng ta phải đi tìm kiếm những nét riêng biệt của chúng, kết hợp điều này với các phong cách trên thị trường hiện nay. Nguyên tắc tổ chức không gian làm việc này sẽ giúp mỗi phòng ban trở thành một mảnh ghép đầy màu sắc tạo nên văn hóa và ấn tượng riêng biệt của mỗi doanh nghiệp.

Bạn có thể tham khảo thêm: Thiết kế văn phòng tiêu chuẩn kiểu Mỹ, Well Building standard

Đặc thù công việc và các nội thất cần được bố trí hợp lý

Trước khi thiết lập không gian nên xác định đâu sẽ là những món đồ nội thất dùng phù hợp với công việc. Ví dụ: đồ nội thất là bàn ghế, dùng cho không gian phòng họp thì nên chọn kiểu bàn và kiểu ghế nào là thích hợp? Hoặc đồ nội thất là vách ngăn thì dùng cho không gian nào? Phòng nhân viên hay phòng giám đốc… Bởi vậy, bạn cần phải đảm bảo đồ dùng nội thất đã chọn có kiểu dáng phù hợp với không gian và tính chất công việc nhằm tạo ra sự logic và làm tăng các tiện ích cho người dùng cũng như tính thẩm mỹ.

Tuy nhiên cũng lưu ý rằng, khi thiết kế các không gian này, bạn cần phải để ý đến tổng diện tích mà công ty, tổ chức đang có. Nếu công ty quá nhỏ, đặc biệt là các startup thì việc kết hợp các không gian để giải trí ngay tại phòng làm việc sẽ là lựa chọn hợp lý. Gợi ý cho bạn những mẫu bàn làm việc, ghế ngồi văn phòng tại nội thất DKF với kiểu dáng phù hợp dành cho mọi không gian văn phòng.

Màu sắc cho trong gian phải phù hợp với phong cách thiết kế

Thiết lập màu sắc trong không gian chính là việc chọn tông màu chính là màu chủ đạo và tạo ra các điểm nhấn bằng nhiều tông màu đối lập, hoặc các màu tươi sáng. Ví dụ: màu chủ đạo của văn phòng là màu trắng thì chọn các phụ kiện trang trí nội thất sẽ là các màu vàng, nâu, đỏ, xanh… nhằm làm tăng sự nổi bật trên tông màu trắng. Tuy nhiên, cần đảm bảo màu sắc của văn phòng làm việc phù hợp với phong cách thiết kế và độ tuổi cơ bản của CBCNV công ty.

Một vấn đề rất quan trọng khác, màu sắc chủ đạo cần chuẩn theo thiết kế nhận diện thương hiệu, không chỉ giúp nhân viên định vị giá trị của thương hiệu công ty, tổ chức mà còn là cách để tạo ra khả năng nhận diện với khách hàng, đối tác.

Quan tâm đến đường đi lối lại, cách các phòng ban được bố trí

Bố trí phòng họp, phòng lãnh đạo, phòng kế toán, phòng pantry... tại các vị trí tiện lợi và đúng công năng sử dụng của phòng. Ví dụ: Phòng thư ký giám đốc phải được đặt cạnh phòng sếp, hoặc trước phòng sếp để tiện cho việc theo dõi và giúp sếp trong công việc.

Đối với đường đi lối lại trong công ty, cần tuân thủ các nguyên tắc về không gian dành cho mỗi người và nên có định hình rõ ràng ngay từ khâu thiết kế. Việc thông thuận trong đi lại sẽ giúp khả năng làm việc nhóm tốt hơn rất nhiều lần.

Sử dụng các khu vực hỗ trợ khác trong tổ chức

Ngoài không gian làm việc chính thì các phòng chức năng khác hỗ trợ công việc cho tổ chức như: Nhà kho, khu vực tiếp khách, phòng pantry, phòng đọc sách, phòng sinh hoạt cộng đồng… cũng đóng một vai trò vô cùng quan trọng giúp hình thành nét văn hóa cho doanh nghiệp đó. Với các không gian này, nhân viên có thể nghỉ ngơi thư giãn sau những giờ làm việc căng thẳng, thực hiện các công việc nhóm và thảo luận về một vấn đề nào đó liên quan đến công việc hiện tại của mình.

Các không gian này thường được bố trí nội thất theo xu hướng hài hòa và tinh tế, không có quá nhiều bàn ghế và các văn phòng phẩm, hay những chiếc lap top lúc nào cũng trực sáng. Ở đó chỉ có tiếng cười, sự vui tươi hiện rõ trên khuôn mặt của những chàng trai cô gái đang cống hiến hết mình cho công việc và thành công của tổ chức.

Lưu ý tại các không gian chung của công ty

Các thiết bị văn phòng mang tính chất sử dụng chung như: máy photocopy, máy in, bàn thảo luận nhóm, tủ tài liệu ... tại 1 vị trí trung tâm, phải được sắp đặt để việc sử dụng không làm ảnh hưởng đến cá nhân nào.

Đối với các vị trí quản lý nên để ý tới: tính độc lập cao, góc quan sát tốt nhóm nhân viên làm việc. Để tránh gây tiếng ồn bạn cũng có thể sử dụng vách ngăn văn phòng thiết kế theo dạng Module bàn làm việc để đạt hiệu quả công việc tốt nhất.

Kết luận: Việc bố trí không gian hợp lý là cách thức tốt nhất để bạn có thể mang đến không gian làm việc hiệu quả. Theo quan điểm của hầu hết các CEO, dựa trên các quan điểm ở trên đây, bạn nên tìm kiếm các đối tác tư vấn, thiết không gian văn phòng cho hiệu quả nhất.

Xem thêm: Thiết kế không gian làm việc theo mô hình 5S Nhật Bản