Thiết kế không gian làm việc theo mô hình 5s Nhật Bản

Thiết kế không gian làm việc theo mô hình 5s Nhật Bản

Ở Nhật Bản hầu hết tất cả các công ty đều áp dụng nguyên tắc 5S như một nền tảng thước đo giúp họ thành công trong hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm cũng như qui trình sản xuất của doanh nghiệp.

Nguyên tắc 5s là gì?

Nguyên tắc hay mô hình 5S là các triết lý rất khoa học được sáng tạo bởi Nhật Bản, được coi như là nền tảng, thước đo trong quản lý doanh nghiệp. 5S là chữ cái đầu của các từ tiếng Nhật bao gồm “SERI”, “SEITON”, “SEISO”, SEIKETSU” và “SHITSUKE”.
5S theo tiếng Anh là: “ SORT”, “SET IN ORDER”, “STANDARDIZE”, “SUSTAINT” và “SELF-DISCIPLINE”
5S theo tiếng Việt sẽ là: “SÀNG LỌC”, “SẮP XẾP”, “SẠCH SẼ”, SĂN SÓC” và “SẴN SÀNG”

Nguyên tắc 5s là gì?

Nguyên tắc 5s gốc của người Nhật

S1: SERI – Sort - Sàng lọc

Là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc không hoặc chưa cần thiết cho hoạt động tại một khu vực sẽ phải được tách biệt ra khỏi những thứ cần thiết sau đó loại bỏ. Chỉ có đồ vật cần thiết mới để tại nơi làm việc. S1 thường được tiến hành theo tần suất định kì.

S2: SEITON - SET IN ORDER - Sắp xếp

Nguyên lý cơ bản là các đồ vật cần được đặt đúng chỗ theo chức năng và nhiệm vụ. Dựa trên nguyên tắc tần suất sử dụng, tổ chức sẽ đưa ra phương án về vị trí sắp xếp hợp lý nhất:

  • Những vật dụng thường xuyên sử dụng sẽ được sắp xếp gần với vị trí làm việc
  • Những thứ ít sử dụng được sắp xếp xa vị trí làm việc.

Một ý tưởng hay để làm mới các khu vực là việc dùng màu sắc để phân biệt chúng với nhau. Như khu vực ăn uống, khu vực nghỉ ngơi, nơi làm việc, lối đi lại có thể được sơn những màu sắc khác nhau để mọi thứ ở đúng khu vực của nó. S2 là hoạt động cần được tuân thủ triệt để.

S3: SEISO – STANDARDIZE - Sạch sẽ

Đừng đợi đến lúc dơ bẩn mới vệ sinh. Hãy quét dọn, vệ sinh nơi làm việc kể cả máy móc thiết bị, dụng cụ, đồ đạc…một cách thường xuyên, làm cho những thứ trên đây không còn cơ hội để dơ bẩn.

  • Giành 3 phút mỗi ngày để làm vệ sinh.
  • Bạn và các đồng nghiệp của bạn có trách nhiệm với môi trường xung quanh nơi làm việc.
  • Những người làm vệ sinh chuyên nghiệp chỉ chịu trách nhiệm ở những nơi công cộng.
  • Nếu bạn muốn làm việc trong một môi trường sạch sẽ và an toàn, tốt nhất là bạn hãy tạo ra môi trường đó.

S3 cũng là hoạt động cần được tiến hành định kì.

S4: SEIKETSU – SUSTAINT - Săn sóc

Săn sóc được hiểu là việc duy trì định kì và chuẩn hóa 3S đầu tiên (Seri, Seiton và Seiso) một cách có hệ thống.

  • Thiết kế nhãn mác rõ ràng và tiêu chuẩn cho các vị trí được quy định.
  • Hình thành các chỉ số cũng như cách nhận biết về các tiêu chuẩn.

S4 là quá trình trong đó ý thức tuân thủ của nhân viên trong một tổ chức được rèn luyện và phát triển.

S5: SHITSUKE - SELF-DISCIPLINE - Sẵn sàng

Để làm được chữ S thứ 5 này, tổ chức cần hình thành và củng cố các thói quen thông qua hoạt động đào tạo và các quy định về khen thưởng, kỷ luật.

  • Không có cách nào thúc ép thực hiện 5S hơn là thường xuyên thực hành nó cho tới khi mà mọi người đều yêu 5S.
  • Cần tạo ra một bầu không khí lành mạnh để mọi người thấy không thể thiếu 5S.

Muốn vậy bạn cần phải chú ý:

  • Coi nơi làm việc như là ngôi nhà thứ hai của bạn.
  • Nhận thức được Công ty như là nơi bạn tạo ra thu nhập cho bạn và cho gia đình bạn.
  • Ai cũng mong muốn ngôi nhà của bạn sạch sẽ, vệ sinh, ngăn nắp thì tại sao bạn lại không cố gắng làm cho nơi làm việc của bạn sạch sẽ, thoải mái, dễ chịu như ở nhà.

Phần tiếp theo chúng ta bàn về việc: Thiết kế văn phòng theo 5S giúp văn phòng trở lên ngăn nắp gọn gàng, chỗ làm việc trở nên ngăn nắp, mọi người cảm thấy thoải mái hơn khi làm việc.

Mời bạn tham khảo thêm: Tiêu chuẩn thiết kế chỗ ngồi trên giảng đường trường đại học

Mô hình 5s trong thiết kế không gian văn phòng

S1: Sàng lọc không gian

Trong xu hướng thiết kế văn phòng hiện đại chuẩn 5s sàng lọc là bước rất quan trọng. Bạn sẽ được bố trí lại không gian nội thất văn phòng một cách hợp lý sao cho hiệu quả nhất, loại bỏ những tiểu tiết không cần thiết, tiết kiệm chi phí phải bỏ ra cho doanh nghiệp. Khi các dụng cụ trong văn phòng được sàng lọc kỹ càng phân loại hợp lý giúp hỗ trợ rất tốt cho nhân viên trong quá trình tìm tài liều, phân loại hợp đồng…

Mô hình 5s trong thiết kế không gian văn phòng

S2: Sắp xếp không gian

Sau khi loại bỏ những vật dụng không cần thiết trong văn phòng, ta cần thiết kế bố trí các sản phẩm nội thất văn phòng sao cho hợp lý, theo một trình tự nhất định sao cho nhân viên có thể sự dụng thuận lợi và nhanh chóng nhất. Khi sắp xếp nên sử dụng những team dán nhãn để phân loại những khu vực rõ ràng, để mọi người nhận biết và giảm thiểu thời gian tìm kiếm trong văn phòng.

S3: Không gian văn phòng cần Sạch Sẽ

Giữ gìn vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc đảm bảo mỹ quan tại nợi làm việc, gây ấn tượng đối với khách hàng trong những lần đến thăm quan doanh nghiệp. Tất cả những thành viên trong doanh nghiệp đều có ý thức chung trong việc vệ sinh nơi làm việc, máy móc cũng những những đồ vật trang trí trên mặt bàn, cùng nhau tạo nên một môi trường làm việc sạch sẽ và năng động.

S4: Không gian văn phòng cần được Săn Sóc

Một văn phòng đẹp nếu không được duy trì vệ sinh săn sóc thường xuyên sẽ tạo cảm giác khó chịu cho nhân viên cũng như đánh mất hình ảnh đối với khách hàng. Nhiều công ty có văn phòng cực kỳ hoàn hảo khi mới thiết kế xong, thậm chí là sau đó vài tháng. Nhưng lâu dần, thiếu đi sự chăm sóc từng vị trí không gian, không duy trì được sự sạch sẽ, vệ sinh, ngăn nắp, không gian văn phòng trở nên lộn xộn, xấu xí.

S5: Văn phòng luôn ở trạng thái Sẵn Sàng

Sẵn sàng tức là luôn chuẩn bị tốt nhất để có thể bắt đầu ngay vào công việc, đáp ứng các nhiệm vụ. Không gian văn phòng Sẵn Sàng là không gian luôn ở trạng thái chuẩn bị cho mọi thứ. Để đạt được S5, những nỗ lực của 4S ở trên cần được quy trình hóa, áp dụng triệt để trong môi trường làm việc, tạo thành 1 thói quen, văn hóa chung của doanh nghiệp như đã trình bày ở trên theo nguyên tắc cơ bản.

Văn phòng luôn ở trạng thái Sẵn Sàng

5S là các nguyên tắc, mô hình để phát triển tổ chức dựa trên triết lý lấy con người làm trung tâm. Theo chuyên gia thiết kế không gian văn phòng từ Nội thất Đức Khang, chuẩn 5S là xây dựng không gian làm việc khoa học như một nền tảng để phát triển với sự tính toán kỹ lưỡng, có quy hoạch và không ngừng cải tiến. Để thực hiện thành công mô hình này, yếu tố con người, đặc biệt người lãnh đạo có vai trò đặc biệt quan trọng. Nếu bản thân các thành viên của tổ chức không chuẩn 5S, sẽ không thể tạo ra không gian văn phòng 5S.

Xem thêm: Vì sao người Nhật Bản không bao giờ ăn cắp