1. Ánh sáng thiếu và không gian quá bí bách

Ánh sáng tự nhiên chính là một cách để cải thiện tâm trạng một cách hiệu quả. Hãy thử nhìn vào thực tế rằng nhân viên văn phòng dành hầu hết thời gian tại phòng làm việc, thì ắt hẳn một không gian có đầy đủ ánh sáng, thoáng mát sẽ khiến họ cảm thấy thoải mái hơn thay vì không gian thiếu ánh sáng, bí bách. Đặc biệt yếu tố này ảnh hưởng rất rõ rệt đối với các bộ phận chức năng yêu cầu tính sáng tạo cao.

Vì vậy, hãy dỡ bỏ những bệ cửa sổ không cần thiết và bất cứ thứ gì chắn lại nguồn ánh sáng tự nhiên để mở rộng không gian của văn phòng. Nếu văn phòng của bạn chỉ tiếp cận với một lượng hạn chế ánh sáng trong ngày, bạn hãy thử kê lại bàn ghế và sắp đặt chúng tập trung gần với cửa sổ hơn. Tận dụng ánh sáng từ các cửa sổ lớn sẽ làm cho văn phòng được mở rộng.

2. Tránh sử dụng nội thất nặng nề

Từ xưa, bàn ghế hay kệ tủ là những nội thất rất to lớn để đựng được hết các loại tài liệu. Tuy nhiên, những nội thất như vậy không thật sự cần thiết trong cuộc sống hiện đại nữa. Những chiếc bàn lớn bằng gỗ theo phong cách cổ điển có thể thời thượng nhưng thường chiếm nhiều diện tích hơn, tạo cảm giác áp lực nếu được kê san sát. Hơn nữa, thực tế hiện nay hầu hết chúng đã được thay thế bằng những nội thất tối giản, gọn nhẹ và sáng sủa hơn trong các văn phòng mới.

3. Không gian đơn năng thay vì đa năng

Không gian đa chức năng có thể đáp ứng tất cả nhu cầu từ gặp gỡ khách hàng đến những buổi họp nhóm. Nó là không gian khi mà chỉ có một căn phòng nhưng lại cung cấp đủ sự riêng tư cho cá nhân mà không cần thêm bất kỳ phòng nhỏ nào khác, và cũng có thể biến đổi một chút để trở thành một phòng họp lớn. Một không gian như vậy sẽ phù hợp với những công ty có diện tích văn phòng hạn chế.

4. Những chiếc bàn làm việc không gọn gàng

Việc dọn dẹp lại bàn làm việc và loại bỏ đi những đồ vật không cần thiết sẽ giúp không gian làm việc trở nên tinh gọn hơn, và giảm thiểu thời gian tìm kiếm của bạn. Một không gian mặt bàn tối giản và sạch sẽ chính là chìa khóa cho một năng suất làm việc cao vì chúng tạo ra những yếu tố tích cực cho tinh thần làm việc, giúp công việc hiệu quả hơn.

5. Không sử dụng các không gian phụ dành cho relax

Không gian phụ là những nơi mà không diễn ra hoạt động làm việc hay trao đổi trực tiếp, như hành lang, cầu thang, ban công… Tuy nhiên, đấy có thể là những không gian mà chúng ta có thể tận dụng để truyền cảm hứng và khuyến khích nhân viên làm việc một cách tự nhiên. Việc tận dụng những không gian bị bỏ quên như vậy có thể là một sự lựa chọn đáng cân nhắc cho việc thiết kế thành những không gian riêng nhỏ nhắn như buồng gọi điện thoại hay chỗ thảo luận nhanh cho các nhân viên.
Một ví dụ là: Hành lang được sử dụng như một không gian tiếp khách hoặc tạo thành các không gian nghỉ ngơi với tranh động lực.

6. Không gian mở hoàn toàn, thiếu nơi yên tĩnh

Văn phòng không gian mở ngày càng phổ biến. Nhiều doanh nghiệp cho rằng họ cần phải làm không gian mở vì những lợi ích cực kỳ tuyệt vời nó mang lại. Tuy nhiên, việc này kéo theo tình trạng cộng tác chung có thể gây ra nhiều tiếng ồn trong không gian làm việc. Việc này gây khó khăn cho những công việc yêu cầu mức độ tập trung cao.

Giải pháp là thiết kế riêng những phòng nhỏ yên tĩnh, nhân viên của bạn có thể sử dụng chúng bất cứ lúc nào họ cần để xử lý những công việc hạn chế sự sao nhãng, hoặc cũng có thể sử dụng vách ngăn văn phòng.

Một nghiên cứu vừa được công bố trên tạp chí Occupational & Environmental Medicine hồi tháng 8 cho thấy, những nhân viên làm việc tại các văn phòng mở ít bị stress hơn và năng động hơn các nhân viên làm việc trong văn phòng truyền thống. Nguyên nhân có thể là vì họ thường xuyên di chuyển ra xung quanh để tương tác với các đồng nghiệp hơn.

Trong khi đó, một nghiên cứu thực hiện bởi các chuyên gia tại Harvard và được công bố hồi tháng 7 lại chứng minh rằng, những người làm việc trong văn phòng mở có xu hướng ít cộng tác hoặc tương tác với đồng nghiệp hơn người làm việc ở các văn phòng truyền thống.

Mặc dù các nghiên cứu này không dựa trên những dữ liệu giống hệt nhau, nhưng các kết quả được đưa ra dường như tạo nên những thông điệp mâu thuẫn nhau. Và chúng chỉ có thể chứng minh một điều rằng: khoa học vẫn chưa thể đưa ra cho chúng ta một kết luận rõ ràng về lợi ích của không gian làm việc mở.

Các nhà nghiên cứu ở Đại hoc Arizona cũng thực hiện một nghiên cứu dựa trên dữ liệu từ 231 nhân viên văn phòng ở các tòa nhà chính phủ. Họ được đeo cảm biến đo chuyển động và nhịp tim trong 3 ngày. Kết quả là, những nhân viên ở những không gian làm việc mở năng động hơn 32% so với những người ở trong phòng làm việc riêng và hơn 20% so với những người ở trong các không gian làm việc truyền thống.

Các nhà nghiên cứu ở Harvard cũng đã thử nghiệm một cách làm mới. Họ tuyển dụng 52 nhân viên từ một công ty thuộc danh sách Fortune 500 và phá bỏ hoàn toàn các vách ngăn trong toàn bộ một tầng thuộc tòa nhà của mình để tạo ra không gian làm việc mở. Những nhân viên được thuê sẽ đeo huy hiệu có đính cảm biến và microphone để làm việc trong văn phòng mới và theo định hướng mới này trong vòng 3 tuần. Các nhà nghiên cứu cũng được cấp quyền truy cập vào các máy chủ để theo dõi hoạt động trao đổi qua email hoặc các kênh trò chuyện trực tuyến khác của những người được nghiên cứu.

Kết quả cuối cùng rất đáng kinh ngạc: Sau khi chuyển đổi cách làm việc như vậy, những người tham gia dành ít thời gian hơn để giao tiếp mặt đối mặt (ít hơn 73% so với lúc trước). Ngược lại, việc sử dụng email và các kênh trò chuyện trực tuyến tăng lên lần lượt là 67% và 75%.

Ý tưởng văn phòng mở đã phổ biến ở Mỹ từ trước khi kiểu thiết kế không gian làm việc theo dạng từng gian phòng nhỏ có vách ngăn của Công ty thiết kế nội thất Herman Miller trở thành kiểu mẫu vào những năm 1960. Sự ra đời của kiểu vách ngăn linh hoạt này giúp các công ty gia tăng thêm không gian riêng tư cho nhân viên mà không cần tốn thêm chi phí để mở rộng diện tích.

Ở Việt Nam, bạn có thể tham khảo những mẫu vách ngăn bàn làm việc Hòa Phát giúp phân chia không gian, mang lại hiệu quả cao hơn trong công việc.

Nhưng bắt đầu từ những năm 1990, trào lưu văn phòng mở quay trở lại. Và hiện tại, ước tính có đến 70% các văn phòng ở Mỹ được thiết kế theo dạng này. Những người ủng hộ cho rằng thiết kế văn phòng mở sẽ giúp có nhiều ánh sáng tự nhiên hơn, từ đó cải thiện sức khỏe cho nhân viên. Tuy nhiên, thiết kế không gian làm việc mở cũng đối diện với nhiều ý kiến ở chiều ngược lại.

"Không gian làm việc mở với những đồng nghiệp gây phiền phức và những chiếc máy photo copy trục trặc có thể cản trở bạn đạt được hiệu quả cao trong công việc", tác giả Kabir Sehgal cho biết trong một bài viết được đăng trên Fortune với tiêu đề “Đã đến lúc quay lại với kiểu không gian làm việc riêng với những vách ngăn”.

Kết luận: Không gian làm việc cần tuân thủ những yếu tố quan trọng để tạo ra sự hiệu quả cho những người làm việc bên trong nó. Nếu bạn muốn thành công để tạo lập doanh nghiệp, hãy luôn chuẩn bị những kiến thức, chú trọng tới không gian làm việc, tránh những sai lầm mà chúng ta đã bàn luận ở trên.

Bạn có thể tham khảo: 5 PHƯƠNG ÁN TRANG TRÍ, BỐ CỤC KHÔNG GIAN LÀM VIỆC HIỆU QUẢ